公司印章保管的重要性

对新公司注册的创业者来说,公司刻制印章之后,还对印章的保管可能还没有什么概念。公司各种印章的权限不一,所有文件加盖印章都必须得到重视。所以说公司印章的保管工作必须要引起重视。

公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。一般来说,公司印章的保管具体可以采用以下措施:

1)印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任

公司可以要求印章保管或管理者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。

在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定,如:明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定期检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。

2)印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表

公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者要遵守公司的印章使用规定。一般来说,经企业领导批准后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。

需要注意的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。一般情况下,未经企业主要领导亲自批准,不允许使用者将印章携带外出,即使需要外出携带,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

3)严格控制或禁止在空白文件上盖印章

印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理 者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。

4)对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章

企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合 同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同 法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。


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